Kreditfaktura — du kan inte
radera en skickad faktura
Det är ett av de mer kontraintuitiva kraven i bokföringslagen: en faktura du skickat existerar för alltid i redovisningen. Det enda sättet att rätta den är ett nytt dokument — kreditfakturan.
Varför kan du inte bara ändra fakturan?
Bokföringslagen (BFL 7:2) kräver att räkenskapsinformation bevaras i oförändrat skick. En faktura du skickat är en del av din bokföring — och din kunds. Om du ändrar den i efterhand stämmer inte längre din bokföring med kundens, och revisorer på båda sidor kan inte lita på siffrorna.
Kreditfakturan löser det: den är ett separat dokument med negativt belopp som exakt speglar det du vill ta tillbaka. Originalfakturan och kreditfakturan lever kvar sida vid sida i bokföringen — och summan av dem är noll, eller vad du faktiskt ska ha betalt.
Tre situationer som kräver kreditfaktura
Felaktigt belopp
Du har fakturerat fel antal timmar, fel pris per enhet eller glömt ett avdrag ni kom överens om. Kreditera hela fakturan och skicka en ny korrekt version.
Exempel: Du fakturerade 20 timmar à 1 000 kr men utförde faktiskt 18 timmar. Kreditfaktura på −20 000 kr, ny faktura på 18 000 kr.
Fel kund eller projekt
Fakturan skickades till fel mottagare eller knutits till fel projekt i kundens bokföring. Kreditera och utfärda en ny till rätt mottagare.
Exempel: Faktura gick till Bolaget AB men skulle gå till Bolaget Syd AB — olika juridiska personer med olika momsregistreringsnummer.
Retur eller annullering
Kunden returnerar en vara, ett uppdrag ställs in eller tjänsten levereras inte som avtalat. Kreditfaktura nollställer skulden — ingen ytterligare faktura behövs.
Exempel: Kunden häver avtalet innan projektstart. Du krediterar den utskickade förskottsfakturan.
Så utfärdar du en kreditfaktura
Identifiera originalfakturans nummer och belopp
Du behöver det exakta fakturanumret och beloppet (inkl. moms) som du ska kreditera. Krediterar du bara en del — exempelvis en felaktig rad — ska beloppet motsvara exakt den delen.
Utfärda en ny faktura med negativt belopp
Kreditfakturan är en vanlig faktura men med minus-belopp. Den ska ha ett eget löpnummer i din fakturanummerserie och dateras den dag du utfärdar den — inte datumet på originalfakturan.
Ange referens till originalfakturan
Skriv tydligt vilket fakturanummer du krediterar: "Kreditering av faktura nr 2024-089". Det är ett formellt krav enligt mervärdesskattelagen och hjälper kunden att matcha dokumenten i sin bokföring.
Skicka till samma mottagare
Kreditfakturan ska gå till samma adress och kontakt som originalfakturan. Skicka den via samma kanal som originalet — om originalet gick via e-post, skicka kreditfakturan på samma sätt.
Rätta din momsdeklaration vid behov
Om originalet och kreditfakturan hamnar i olika momsperioder kan du behöva justera deklarationen för den period då originalet skickades. Kontakta Skatteverket om du är osäker.
Vad kreditfakturan måste innehålla
Kreditfakturan har samma formella krav som en vanlig faktura (mervärdesskattelagen 11 kap.) men alla belopp är negativa och den refererar uttryckligen till originalfakturans nummer.
Vad händer efter kreditfakturan?
Ny korrekt faktura
Om tjänsten ska faktureras med rätt belopp — skicka en ny faktura med nytt löpnummer. Referera gärna till kreditfakturan så kunden förstår sambandet.
Bokför båda
Originalfaktura, kreditfaktura och ny faktura ska alla bokföras. Kreditfakturans moms minskar din utgående moms i den period du utfärdar den.
Momsrättelse
Hamnar kreditfakturan i en annan momsperiod än originalet? Du kan behöva lämna en rättad momsdeklaration för originalperioden.
Vanliga frågor
Kan kunden betala en ny faktura utan att jag krediterar den gamla?
Nej. Utan kreditfaktura har kunden två öppna skulder i sin bokföring — originalfakturan och den nya. Det skapar fel i deras moms och leverantörsskulder och Skatteverket kan ifrågasätta varför en faktura aldrig betalades eller krediterades.
Ska kreditfakturan ha samma momssats som originalet?
Ja, alltid. Momsen på kreditfakturan är negativ och minskar din utgående moms i deklarationen för den period du utfärdar den. Om momssatsen på originalet var fel ska du kreditera med den felaktiga satsen och ta upp skillnaden på den nya korrekta fakturan.
Kan jag kreditera bara en rad på en faktura?
Ja. Du behöver inte kreditera hela fakturan. Ange i kreditfakturan exakt vilken rad du krediterar och med vilket belopp. Resterande rader på originalfakturan förblir öppna och ska betalas normalt.
Vad är skillnaden på kreditfaktura och påminnelse?
De är helt olika dokument. En påminnelse är en uppföljning på en obetald faktura. En kreditfaktura är ett juridiskt dokument som upphäver eller minskar en befintlig skuld. En kreditfaktura kan aldrig ersätta en påminnelse, och tvärtom.
Hantera kreditfakturor enkelt
I Faktura Enkelt kan du kreditera en faktura med några klick. Alla referenser fylls i automatiskt.
Prova gratis