Vad ska en faktura
innehålla?
Skatteverket ställer konkreta krav på fakturans innehåll. Saknas ett obligatoriskt fält kan köparen förlora rätten att dra av momsen — och du kan behöva skicka om fakturan. Här är vad som måste vara med.
Skapa korrekt faktura gratisDe obligatoriska uppgifterna
Dessa krav gäller för momsregistrerade företag. Enskilda firmor och företag som inte är momsregistrerade har enklare krav — men det är ändå bra att ha med så mycket som möjligt.
Fakturadatum (utfärdandedatum)
Det datum fakturan skapas och skickas. Betalningsfristen räknas från detta datum. Viktigt: det är inte detsamma som leveransdatumet — om du utförde tjänsten i december men skickar fakturan i januari är fakturadatumet januari.
Löpnummer
Varje faktura ska ha ett unikt identifieringsnummer i en obruten nummerserie. Det behöver inte börja på 1 — men det måste vara stigande och utan luckor. Du kan ha separata serier för olika kundkategorier om du håller dem åtskilda.
Säljarens namn och adress
Ditt namn (eller företagets firmanamn) och din adress. Det ska vara tydligt vem som ställer ut fakturan.
Säljarens momsregistreringsnummer
Ditt momsregistreringsnummer i formatet SE + 10 siffror + 01 (exempel: SE556000000001). Detta är obligatoriskt för alla momsregistrerade — köparen kan inte dra av moms utan det.
Köparens namn och adress
Kundens fullständiga namn och fakturaadress. Vid omvänd skattskyldighet (se nedan) ska du även ange köparens momsregistreringsnummer.
Beskrivning av varor eller tjänster
Vad du har sålt, i vilken mängd (antal, timmar, enheter) och till vilket pris per enhet. Det räcker inte med "konsulttjänster" om det är otydligt vad du faktiskt levererat.
Leverans- eller utförandedatum
Det datum tjänsten utfördes eller varan levererades — om det skiljer sig från fakturadatumet. Vid löpande tjänster anger du perioden (till exempel "1–31 januari").
Momssats och momsbelopp
Tillämplig momssats (25%, 12% eller 6%) per tjänst eller vara, momsbelopp per rad och totalt momsbelopp. Om fakturan innehåller varor med olika momssatser ska de redovisas separat.
Beskattningsunderlag och totalsumma
Totalbelopp exklusive moms (beskattningsunderlag) per momssats, och totalbelopp inklusive moms som kunden ska betala. Alla summor ska stämma — en felaktig summa är en av de vanligaste orsakerna till att fakturor skickas om.
Enhetspris och eventuella rabatter
Priset per enhet exklusive moms, samt om någon rabatt eller kreditering tillämpats. Om priset är per timme ska timlön och antal timmar framgå.
Källa: Skatteverket, mervärdesskattelagen. Reglerna uppdateras — kontrollera alltid aktuell information hos Skatteverket.
Särskilda situationer
Omvänd skattskyldighet (reverse charge)
Gäller framför allt inom byggsektorn och vid tjänster till momsregistrerade köpare i andra EU-länder. Vid omvänd skattskyldighet fakturerar du utan moms och skriver "Omvänd skattskyldighet" eller "Reverse charge" på fakturan. Köparen redovisar och drar av momsen själv. Du måste också ange köparens momsregistreringsnummer.
Export utanför EU
Försäljning av varor till länder utanför EU är momsfri. Fakturan ska ha texten "Momsfri export" eller "VAT exempt export" och det ska framgå att varan transporteras ut ur EU. Du behöver kunna visa upp exportdokument om Skatteverket efterfrågar det.
Förenklad faktura
Om det totala fakturabeloppet (inklusive moms) understiger 4 000 kronor kan du använda en förenklad faktura. Den behöver inte innehålla alla uppgifter — bland annat kan du utelämna köparens uppgifter. Det gäller till exempel butikskvitton och parkeringskvitton.
Faktura utan moms (ej momsregistrerad)
Är du inte momsregistrerad ska du inte ta ut moms. Ange priset utan moms och skriv inte ut något momsbelopp. Det kan vara värt att notera "Ej momsregistrerad" eller "Moms ej tillämpad" för att undvika frågor från kunden.
Vanliga misstag — och vad de kostar
De flesta fakturaproblem beror inte på att man vill göra fel — man vet helt enkelt inte vad som krävs.
Fel eller saknat momsregistreringsnummer
Köparen kan inte dra av ingående moms utan ditt momsregistreringsnummer. Fattas det måste fakturan skickas om — vilket försenar betalningen och skapar irritation.
Upprepat eller hoppat löpnummer
Dubbla fakturanummer skapar problem i bokföringen och ser illa ut vid en revision. Luckor i nummerserien är också ett varningssignal. Automatiserad numrering eliminerar problemet.
Beskattningsunderlaget stämmer inte
Om summan exklusive moms + momsbeloppet inte blir rätt totalsumma kan fakturan avvisas i köparens system eller vid granskning. Räkna alltid med verktyg som beräknar automatiskt.
Snabbchecklista innan du skickar
Vanliga frågor om fakturakrav
Vad är obligatoriskt på en faktura enligt Skatteverket?
En momsregistrerad faktura måste innehålla: fakturadatum, unikt löpnummer, säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer, köparens namn och adress, beskrivning av varor eller tjänster med mängd och pris, leveransdatum om det skiljer sig, momssats och momsbelopp per post, samt totalbelopp exklusive och inklusive moms.
Vad händer om min faktura saknar obligatoriska uppgifter?
Köparen kan förlora rätten att dra av momsen om fakturan saknar uppgifter som ditt momsregistreringsnummer. Du kan behöva skicka om fakturan, vilket försenar betalningen och skapar merarbete för båda parter.
Måste jag ha moms på fakturan som enskild firma?
Nej, inte om du inte är momsregistrerad. Om din omsättning understiger 80 000 kronor per år behöver du inte registrera dig för moms. Fakturera utan moms och ange inget momsbelopp. Skriv gärna "Ej momsregistrerad" för tydlighetens skull.
Vad är ett löpnummer på en faktura?
Varje faktura ska ha ett unikt identifieringsnummer i en obruten, stigande serie. Det behöver inte börja på 1, men det måste vara unikt och i ordning. Upprepade eller hoppade nummer skapar problem vid en revision.
Slipp hålla koll på listan själv
Faktura Enkelt ser till att alla obligatoriska fält är med — varje gång, automatiskt.
Prova gratis