Guide

Vad är en proformafaktura
och när ska du använda den?

En proformafaktura är inte en riktig faktura – lär dig vad den är, när du ska använda den och vad den måste innehålla. Enkelt förklarat.

Har du fått frågan om du kan skicka en "proformafaktura" och blivit lite osäker på vad det egentligen innebär? Du är inte ensam. Många småföretagare och frilansare blandar ihop den med en offert, en vanlig faktura eller ett kvitto. Men proformafakturan är sin egen sak – och när du väl förstår vad den är, är den väldigt enkel att hantera.

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura är ett dokument som ser ut som en faktura men som inte är ett krav på betalning. Ordet "pro forma" kommer från latin och betyder ungefär "för sakens skull" eller "i enlighet med formen".

Kort sagt: det är ett informationsdokument. Det visar vad en leverans eller tjänst är värd, utan att skapa någon faktisk skuld eller bokföringspost. Den behandlas alltså inte som en affärshändelse i din bokföring på samma sätt som en vanlig faktura.

Varför ska man använda en proformafaktura?

Det finns några typiska situationer där en proformafaktura är rätt verktyg:

Export och internationell handel

Det vanligaste användningsområdet. När du skickar varor till ett land utanför EU behöver tullen ett underlag som visar vad paketet innehåller och vilket värde det har. En proformafaktura fyller den funktionen – den är en deklaration till tullen, inte en begäran om betalning.

Prispresentation utan bindande avtal

Ibland vill en kund se hur en kommande affär ser ut på ett "fakturaliknande" sätt, utan att du faktiskt har fakturerat. Det kan handla om att visa upp ett prisunderlag inför ett beslut, eller att presentera en beräkning på ett formellt sätt.

Fri provleverans eller gåva

Om du skickar varor gratis – till exempel som ett prov, en gåva eller en ersättningsprodukt – kan du behöva ett dokument som visar varans värde för tull- eller försäkringsändamål, utan att skapa en betalningsskyldighet.

Intern hantering och förhandsgodkännanden

Vissa organisationer, till exempel kommuner eller större bolag, behöver ett godkänt underlag innan en betalning kan lösas. En proformafaktura kan fungera som en intern "förhandsfaktura" som skickas in för godkännande.

Vad ska en proformafaktura innehålla?

Det finns inget lagkrav på hur en proformafaktura ska se ut, men för att den ska fylla sin funktion – särskilt vid export – bör den innehålla:

Rubriken "Proformafaktura" – tydligt märkt så att ingen misstar den för en riktig faktura
Säljarens och köparens namn, adress och kontaktuppgifter
Datum för dokumentet
En beskrivning av varorna eller tjänsterna
Antal, enhet och enhetspris
Totalt värde (gärna i aktuell valuta)
Ursprungsland för varorna
Leveransvillkor (till exempel Incoterms vid export)
Om relevant: fraktkostnad och försäkringsvärde

Tips: Märk alltid dokumentet tydligt med "PROFORMA" eller "Proformafaktura" – annars riskerar mottagaren (eller tullen) att behandla det som en riktig faktura, vilket kan skapa onödig förvirring.

Skillnaden mot offert och vanlig faktura

Det är lätt att blanda ihop proformafakturan med andra dokument. Här är en snabb genomgång:

Dokument	Bindande?	Skapar betalningskrav?	Bokförs?
Offert	Nej	Nej	Nej
Proformafaktura	Nej	Nej	Nej
Faktura	Ja	Ja	Ja

En offert är ett erbjudande som kunden kan tacka ja eller nej till. En proformafaktura ser mer ut som en faktura men är fortfarande inte bindande. En riktig faktura däremot är ett krav på betalning och en affärshändelse som ska bokföras.

Ska en proformafaktura ha momsnummer eller momsbelopp?

Generellt nej – eftersom det inte rör sig om en faktisk försäljning ska du normalt sett inte redovisa moms på en proformafaktura. Om du exporterar varor är dessa dessutom ofta momsbefriade vid export enligt Skatteverkets regler. Ange gärna att moms inte tillkommer och varför.

Vanliga misstag att undvika

Att glömma märka dokumentet som proforma

En proformafaktura som ser identisk ut med en riktig faktura kan leda till att kunden bokför den – och sedan begär betalning eller kvittning.

Att använda proformafaktura som ersättning för en riktig faktura

En proformafaktura ger ingen betalningsrätt. Om du vill kunna kräva betalt måste du skicka en riktig faktura.

Att glömma leveransvillkor vid export

För tulländamål kan avsaknaden av Incoterms-villkor orsaka problem vid tullklarering.

Enkelt att skapa med rätt verktyg

Du behöver inget avancerat program för att skapa en proformafaktura – men ett bra fakturaverktyg gör det snabbt och snyggt. Med Faktura Enkelt kan du enkelt skapa fakturaunderlag som ser professionella ut, och du håller full koll på skillnaden mellan dokument som skickas för information och sådana som faktiskt kräver betalning.

Vill du veta mer om hur fakturering fungerar i praktiken? Kika vidare – det är enklare än du tror.

Sammanfattning

En proformafaktura är ett informationsdokument – inte ett betalningskrav. Den används främst vid export och tulländamål, men även som prisunderlag eller vid fria leveranser. Märk den alltid tydligt, inkludera all relevant information och blanda inte ihop den med en riktig faktura. Med rätt verktyg är det hela en femminuterssak.

Vanliga frågor om proformafaktura

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura är ett dokument som ser ut som en faktura men som inte är ett krav på betalning. Det är ett informationsdokument som visar vad en leverans eller tjänst är värd, utan att skapa någon faktisk skuld eller bokföringspost.

När ska man använda en proformafaktura?

En proformafaktura används främst vid export och internationell handel som underlag för tullen, men även som prispresentation utan bindande avtal, vid fri provleverans eller gåva, samt vid intern hantering och förhandsgodkännanden i organisationer.

Vad ska en proformafaktura innehålla?

En proformafaktura bör innehålla: rubriken "Proformafaktura", säljarens och köparens namn och adress, datum, beskrivning av varor eller tjänster, antal och enhetspris, totalt värde, ursprungsland, leveransvillkor (t.ex. Incoterms) samt eventuell fraktkostnad och försäkringsvärde.

Ska en proformafaktura ha moms?

Generellt nej – eftersom det inte rör sig om en faktisk försäljning ska du normalt sett inte redovisa moms på en proformafaktura. Vid export är varor dessutom ofta momsbefriade. Ange gärna att moms inte tillkommer och varför.

Vad är skillnaden mellan en proformafaktura och en vanlig faktura?

En vanlig faktura är ett krav på betalning och en affärshändelse som ska bokföras. En proformafaktura ser ut som en faktura men är inte bindande, skapar inget betalningskrav och bokförs inte som en affärshändelse.